Je eigen bedrijf in 10 stappen
Je weet het zeker, je gaat het nu echt doen; een eigen bedrijf starten. Te gek! Je gaat een nieuw avontuur tegemoet en dat is natuurlijk fantastisch. Zodra je de knoop hebt doorgehakt zijn er 101 dingen die moeten gebeuren. Om te zorgen dat je niet verzuipt nu je besloten hebt die sprong in het diepe te nemen helpt SFAA je op weg. Met een 10 stappenplan voor de nieuwe ondernemer.
Stap 1: Lees je eerst in voor je gaat starten
Goed bezig, want je bent al begonnen aan deze blog. Maar kijk na het lezen van deze checklist ook eens naar het geldboek voor ondernemers van de Kamer van Koophandel. De website Ondernemersplein voor informatie over branches. En ook banken bieden vaak nuttige informatie aan via hun “zakelijk” pagina’s. Check bijvoorbeeld de site van de ING of ABN-AMRO.
Stap 2: Maak een plan
Bedenk wat je precies met je bedrijf gaat doen. Maar denk ook over andere zaken na:
• Hoe ziet jou branche eruit? Wat maakt jou bijzonder? Waarom kiest een klant straks voor jou?
• Wat voor rechtsvorm kies je? Begin je bijvoorbeeld als eenmanszaak? Of ga je een samenwerking aan in een V.O.F.? Onderzoek wat voor jou het gunstigste is. Lees voor meer informatie onze blog hierover. Kom je er niet uit? Bel ons gerust om daarover te sparren.
• Hoe zien je financiën eruit? Wat moet je investeren, is het genoeg als je eerst zelf geld in je bedrijf stopt? Of kan je hulp krijgen van familie of vrienden? Of moet je naar de bank stappen?
Stap 3: Kies een bedrijfsnaam
Ga je voor een hippe origineel naam of wil je gewoon goed gevonden worden door Google. Stel je bent een timmerman dan kan je kiezen voor de naam “HOUT”. Of je gaat voor “Timmerwerken Jansen”. De eerste bekt misschien lekkerder maar met de tweede is het meteen voor iedereen (en Google) duidelijk wat je doet.
Je bedrijfsnaam moet voldoen aan regels. De bedrijfsnaam mag geen verkeerde indruk wekken en lang niet alle leestekens mogen.
Heb je internationale ambities, kies dan een bedrijfsnaam die ook over de grens uitspreekbaar is.
Let er ook op dat je bedrijfsnaam niet te veel lijkt op een bestaande naam. Dat kan je in de toekomst veel lastige situaties besparen. Een zelfde naam is minder lastig als de bedrijven in hele andere branches actief zijn.
Heb je ondertussen al een goed idee voor een bedrijfsnaam? Check eerst even of de URL nog beschikbaar is.
Stap 4: Begin met de boekhouding
Het is voor veel ondernemers niet hun favoriete klus. Maar als je dit slim aanpakt kan het je financieel veel opleveren.
Al voordat je bedrijf officieel is ingeschreven bij de kvk, kan je je bonnetjes, kilometers en uren bij gaan houden. Bijvoorbeeld: je gaat straks naar het kantoor van de Kamer van Koophandel. Als je hier met de auto heen gaat noteer je vast de kilometers die je maakt en de tijd die je eraan besteed inclusief de reistijd. Verder krijg je een factuur voor de inschrijfkosten, deze bewaar je ook.
Download een app om je te helpen, zoals de app “ZZP Assistant” van de ABN Amro. In deze gratis app kan je onder andere je kilometers en je uren bijhouden.
• Denk na over vervoer.
Veel ondernemers gaan bijvoorbeeld bij klanten of leveranciers langs. Hier laten veel ondernemers geld liggen. Ga je met je privé auto rijden? Dan kan je € 0,19 per kilometer opvoeren als zakelijke kosten (geef dit periodiek, bijv. eens per kwartaal of per jaar, door aan je boekhouder). Ga je het openbaar vervoer gebruiken? Neem dan een losse zakelijke OV chipkaart, zodat je de zakelijke en privé kosten gelijk gescheiden hebt.
• Begin met een archief
Naast de financiële stukken, moet je nog veel meer documenten gaan bewaren. Als je deze gelijk netjes archiveert, zal je daar later heel veel plezier van hebben! Zo kan je bijvoorbeeld de stukken die je boekhouder nodig heeft meteen aanleveren, heb je voor de bank alles bij de hand, etc.. Scan wat je op papier krijgt ook in, zodat je alles digitaal hebt. Het is bijvoorbeeld belangrijk je eigen ID bewijs, een uittreksel van de KvK, post van de belasting en, indien van toepassing, de akte van oprichting in je archief te hebben.
• Neem contact op met een boekhouder
Door de administratie uit te besteden weet je zeker dat de administratie vanaf het begin goed wordt gedaan. Bij SFAA doen we meer dan boekhouden. Zeker bij het opzetten van een bedrijf is het hebben van een sparringspartner en procesbegeleider een groot voordeel. We helpen bijvoorbeeld met brieven van de belastingdienst voor je interpreteren en om je eerste facturen te versturen. Als boekhouders hebben we liever te veel dan te weinig contact met je. Ga je een grote aankoop doen? Ga je zakendoen met het buitenland? Ontvang je post van de belastingdienst? Neem dan contact op. Zodat we jou kunnen adviseren hoe je dit (financieel) het beste kan aanpakken.
We hebben zo al veel starters op weg geholpen.
• Ga naar de notaris
Heb je statuten nodig, bijvoorbeeld omdat je een B.V. of een vereniging opzet? Ga dan naar de notaris om dit te regelen. Dit kan in sommige gevallen ook via online diensten.
Stap 5: naar de Kamer van Koophandel
Tijd om het officieel te maken. Nou ja nog een ding, overweeg wanneer het belastingtechnisch gezien handig is om je bedrijf te starten. Voor een deel van het belastingvoordeel voor eenmanszaken en V.O.F.’en kom je pas in aanmerking als je in een jaar meer dan 1.225 uren in je bedrijf hebt gestoken. Als je in de tweede helft van het jaar start, kan het dus zijn dat je deze grens niet gaat halen.
Dan is het nu echt tijd om je in te schrijven! Op de website van de Kamer van Koophandel staat uitgelegd hoe dit precies gaat, dit is afhankelijk van de rechtsvorm. Vaak vul je een formulier in en maak je vervolgens een afspraak om langs te komen. Neem voor deze afspraak altijd het ingevulde formulier en een identiteitsbewijs mee.
Na je inschrijving krijg je post van de belastingdienst. Ze laten je bijvoorbeeld weten of je btw aangifte moet gaan doen en of je aangifte loonheffingen moet gaan doen. Je hoeft je dus niet bij de belastingdienst te melden als je een onderneming start, de Kamer van Koophandel geeft de informatie door. Controleer wel of laat controleren of de brieven van de informatie van de belastingdienst klopt en bewaar de brieven.
Stap 6: Open een zakelijke bankrekening
Het komt nog regelmatig voor dat ondernemers als ze starten, vooral ZZP’ers, ervoor kiezen om zaken te doen vanaf hun privé bankrekening. Dit is niet handig, je kunt beter zo snel mogelijk een zakelijke rekening openen. De belangrijkste voordelen zijn dat de bankrekening dan op naam van je bedrijf staat, dat lijkt veel professioneler voor klanten. Het geeft bovendien een veel beter overzicht van je zakelijke inkomsten en uitgaven.
Stap dus met in ieder geval je uittreksel van de Kamer van Koophandel en je ID bewijs naar de bank en open die zakelijke rekening.
Stap 7: Regel je verzekeringen
Er zijn veel soorten verzekeringen. Welke je afsluit, hangt vooral af van het risico dat je wilt lopen, de branche waarin je gaat werken en de inrichting van je bedrijf (Neem je personeel aan? Hoe ga je de huisvesting regelen?). Overweeg in ieder geval de volgende verzekeringen af te sluiten als je een bedrijf gaat starten:
• Arbeidsongeschiktheid;
• Bedrijfsaanspakelijkheid
• Beroepsaanspakelijkheid
• Rechtsbijstand
Stap 8: Zorg voor algemene voorwaarden
Algemene voorwaarden kunnen een hoop problemen voorkomen. Voor extra zekerheid kan je de algemene voorwaarden ook nog deponeren bij de Kamer van Koophandel of de rechtbank. Belangrijke onderdelen van de algemene voorwaarden zijn onder andere aansprakelijkheid, betalingstermijn, eigendomsrecht en garantie. Tegenwoordig heb je voor een paar tientjes al algemene voorwaarden via een online tool.
Stap 9: Denk na over personeel of andere hulp
Een bedrijf starten is veel werk. Bijna niemand doet het helemaal alleen. Maar weinig starters nemen meteen 100 man personeel aan. Maar zelfs als zzp’er is het handig om mensen te betrekken. Bespreek je financiën met je boekhouder, spar met vrienden over een bedrijfsnaam en met een studiegenoot over je marketingplan.
Als je hulp nodig hebt in je bedrijf, plan dan hoe je dit gaat inrichten. Neem je personeel aan? Dan zal je een loonadministratie moeten starten. Er zijn natuurlijk ook andere manier, zoals het inhuren van uitzendkrachten of ZZP’ers of het aanbieden van stageplaatsen. Bespreek de mogelijkheden met je boekhouder.
Stap 10: Op zoek naar klanten
Uiteindelijk gaat het er natuurlijk om dat je klanten krijgt! Hier zijn boeken vol over geschreven, maar onze belangrijkste tips zijn:
• Zorg ervoor dat je online goed gevonden wordt, door een goede website en SEO (search engine optimalisation)
• Laat iedereen weten dat je voor jezelf bent begonnen. Netwerken doe je ook in je eigen sociale netwerk. Je vrienden, familie en kennissen zijn jou promotieteam en misschien ook wel je eerste klanten.
• Deel je kennis, bijvoorbeeld online of met presentaties bij scholen.
• Overweeg online betaalde advertenties, zoals Google Adwords, LinkedIn advertenties en Facebook advertenties.
• Richt je je op consumenten? Overweeg dan influencer marketing.
Ga je geen bedrijf starten maar een non-profit organisatie?
In deze blog hebben we het over ondernemers en hun bedrijf gehad. Maar houd er rekening mee dat haast alles uit deze blog hetzelfde werkt als je een stichting of vereniging gaat opzetten.
SFAA doet meer dan boekhouden. Zeker bij het starten van een bedrijf is het hebben van een sparringspartner en procesbegeleider een groot voordeel. We hebben al veel starters op weg geholpen. Vrijblijvend kennismaken? Mail ons via info@sfaa.nl of bel ons op 020-2610723!
