Sinds de COVID uitbraak zijn veel kantoren (gedeeltelijk) thuis gaan werken. Een logisch gevolg hiervan is dat er minder gereisd wordt, ook door jouw personeel. Eerst werd er door iedereen gedacht dat het thuiswerken tijdelijk zou zijn, maar tegenwoordig is bijna iedereen van plan om niet meer terug te gaan naar vijf dagen per week op kantoor werken. Bij SFAA hebben we afgesproken om drie dagen per week op ons prachtige kantoor in Amsterdam te werken, en twee dagen per week vanuit huis. Want zowel werken op kantoor als werken vanuit huis heeft zijn voor- en nadelen. Een voordeel van werken vanuit huis is het besparen op de reiskosten.
Hoe zit het met de reiskosten?
Als werkgever ben je verplicht om (een gedeelte) van de gemaakte reiskosten van je werknemer te vergoeden. Veel werkgevers hebben hierom abonnementen afgesloten bij bijvoorbeeld de NS (denk aan een trajectvrij kaart), maar is dit nog wel de voordeligste keuze nu we meer vanuit huis werken? Soms is het namelijk voordeliger om geen trajectvrij abonnement af te sluiten maar de reizen los te vergoeden. Zelf hebben wij gemerkt dat door het twee dagen thuiswerken vaak de reiskosten los betalen net niet voordeliger was dan een abonnement. In sommige gevallen was het net andersom en was het los betalen net iets voordeliger.
De grens van het voordeliger uit zijn met een abonnement ligt dus ongeveer op drie dagen per week reizen over het traject. Om zeker te weten dat je de voordeligste optie kiest heeft de NS een handige webpagina waarin je de voordeligste optie voor een traject kunt berekenen.
Ben je van plan om voorlopig je personeel nog gedeeltelijk vanuit huis te laten werken kan het dus verstandig zijn om de abonnementen aan te passen. Dit kun je namelijk maandelijks doen bij de NS. Ga je dus terug naar volledig werken op kantoor kun je hem eenvoudig aanpassen.
Extra kosten door thuiswerken
Op het moment dat je thuis werkt maak je meer kosten. Uit onderzoek van Nibud blijkt dat thuiswerken ongeveer 2 euro per dag aan extra kosten kost. Hierin zitten de volgende kosten verwerkt:
- Elektriciteitsverbruik
- Waterverbruik
- Gasverbruik
- Koffie/thee (6 kopjes per werkdag)
- Wc-papier
- Afschrijving van bureau en stoel
Kreeg je personeel voorheen altijd lunch op kantoor dan komen deze kosten er nog eens extra bovenop. Zo kan thuiswerken best veel kosten voor je personeel, en dat terwijl je als werkgever minder reiskosten betaalt.
De kosten voor thuiswerken kun je als werkgever vergoeden aan je werknemers. Deze kosten kunnen helaas niet bij de belastingaangifte worden vergoed, maar kunnen wel gedeeltelijk belastingvrij worden opgevoerd in de WKR.
Thuiswerken belastingvrij vergoeden
De Nederlandse staat is momenteel aan het overwegen om de extra kosten gemaakt door thuiswerken middels de belastingaangifte te kunnen aftrekken. Dit omdat werken vanuit huis naar alle waarschijnlijkheid ook na de COVID-periode nog zal blijven bestaan (op zijn minst gedeeltelijk). Tot die tijd is vergoeden middels de WKR-regeling de beste en voordeligste manier om gemaakte kosten van je personeel te vergoeden.
Vragen?
Heb je vragen over de kosten die worden gemaakt tijdens het thuiswerken? Of misschien over hoe je dit het beste kunt vergoeden aan je werknemers? Neem dan contact met ons op! SFAA geeft je altijd het beste advies zodat je het maximale belastingvoordeel kunt behalen. Vraag een gratis adviesgesprek aan of bel ons op +31 20 26 10 723.