De 30% regeling uitgelegd

De 30% regeling is een regeling die Nederlandse werkgevers de mogelijkheid biedt om buitenlandse werknemers een gedeelte van hun loon als onbelaste vergoeding te verstrekken. Dit wordt ook wel een onbelaste vergoeding voor extraterritoriale kosten genoemd. Dit mag overigens ook een vergoeding zijn van de werkelijke extraterritoriale kosten. Het extraterritoriale heeft betrekking op de extra of dubbele kosten die gemaakt worden door werknemers uit een ander land van herkomst. Weten aan welke voorwaarden moet worden voldaan om een werknemer volgens de 30% regeling een vergoeding uit te keren? Lees het in deze blog.

Hoe werkt de 30% regeling?

De 30% regeling werkt als volgt. Van het totale loon mag 30% onbelast worden vergoed als zijnde vergoeding van extraterritoriale kosten aan de werknemer. Deze vergoeding moet de extra gemaakte kosten voor het werken in een ander land dan het land van herkomst van de werknemer dekken. De werkgever kan dus een gedeelte van het loon van de werknemer (30%) belastingvrij uitbetalen.

Voorbeeld: Er is een totaal loon van €60.000 per jaar, dit is inclusief 30% regeling.  Van deze loonsom mag volgens de regeling, 30% worden uitgekeerd als belastingvrije vergoeding. In dit geval is dit €18.000 wat vergoed mag worden voor het dekken van extraterritoriale kosten. Zijn de kosten hoger dan dit deel van de loonsom dan kan er ook een vergoeding van de volledige kosten worden gemaakt, wel moeten de kosten in dat geval worden bewezen.

Het loon moet exclusief de 30% vergoeding (dus 70% van het totale loon) minimaal €38.347 bedragen. Is dit niet het geval dan mag slechts het bedrag boven de grens belastingvrij worden vergoed.

Voorbeeld: de totale loonsom bedraagt €40.000, dit is in inclusief vergoeding. Omdat de loonsom exclusief vergoeding minimaal €38.961 (in 2021) moet bedragen wordt de maximale vergoeding volgens de 30% regeling als volgt uitgerekend. €40.000 – €38.961 = €1.039. Er mag dus maximaal €1.039 worden vergoed.

 Wanneer mag je gebruik maken van de regeling?

Als werkgever kun je volgens de 30% regeling een vergoeding doen aan je werknemers onder de volgende voorwaarden:

• De werknemer is in loondienst bij jou als werkgever
• De werknemer specifiek deskundigheid beoefent die nauwelijks te vinden is op de Nederlandse arbeidsmarkt. *
• De werknemer is buiten Nederland geworven.
• De werknemer heeft een geldige beschikking.

* Wanneer heeft de werknemer een specifieke deskundigheid? De werknemer heeft een specifieke deskundigheid wanneer hij of zij exclusief de belastingvrije vergoeding een salaris ontvangt van minimaal €38.961,- (in 2021). Voldoet je werknemer niet aan alle eisen dan kan er geen vergoeding volgens de 30% regeling plaatsvinden.

Hoe lang is de 30% regeling geldig?

Op het moment dat je in aanmerking komt voor de 30% regeling is de datum van afgifte van de 30% regeling bepalend voor de looptijd van de regeling. Alle afgiften vanaf 1 januari 2019 hebben een looptijd van 5 jaar vanaf de uitgifte.

Is de uitgifte geweest in de periode van 2012 tot 1 januari 2019 dan is er een maximale looptijd van 8 jaar. De einddatum is ook zichtbaar op je beschikking zelf.

Wat wordt verstaan onder extraterritoriale kosten?

De extraterritoriale kosten zijn kosten die extra worden gemaakt wegens het wonen en werken in een ander land. Hieronder vallen onder meer de volgende kosten:

• Extra kosten voor levensonderhoud, doordat de prijs in Nederland hoger is dan het land van herkomst. Denk aan kosten voor boodschappen, GWL en andere eerste levensbehoeften.
• Kosten voor kennismakingsreis naar Nederland (mag inclusief gezin zijn).
• Kosten voor het aanvragen van papieren, rijbewijzen en visums nodig in Nederland
• Kosten voor medische keuring en vaccinatie voor in Nederland.
• Dubbele huisvestingskosten wanneer je blijft wonen in het land van herkomst (hotelkosten bijvoorbeeld).
• Eerste huisvestingskosten: Als je huisvesting krijgt, zijn alleen de (eerste) huisvestingskosten die boven 18% van het loon uit tegenwoordige dienstbetrekking uitkomen, extraterritoriale kosten. De rest van de kosten is loon. Als je zelf huurt, mag je werkgever de 18%-rekenmethode ook toepassen om het meerdere onbelast te verstrekken.

Daarnaast zijn er nog veel verschillende kosten die ook onder de regeling kunnen vallen. Denk aan telefoonkosten, cursus kosten, opslagkosten en reiskosten. Check voor de volledige lijst de website van de belastingdienst.

De 30% regeling aanvragen

De 30% regeling kan via de belastingdienst worden aangevraagd door de werkgever op het moment dat de werknemer hier in aanmerking voor komt. Om de 30% regeling aan te vragen moet een formulier worden ingevuld, deze is te vinden via deze link.

Het formulier moet worden ingevuld samen met de werknemer, na het invullen van het formulier stuur je dit op naar de belastingdienst. Zij bekijken of de werknemer echt in aanmerking komt voor de 30% regeling. Vragen over de 30% regeling of hoe je dit kunt aanvragen? Neem contact met ons op! SFAA heeft veel ervaring met het helpen van ondernemingen met buitenlandse krachten. We helpen je graag verder!