Een efficiënt en gestroomlijnd facturatieproces is van cruciaal belang voor elk bedrijf. Het zorgt ervoor dat je tijdig en nauwkeurig facturen verstuurt, betalingen ontvangt en de cashflow op peil houdt. Het optimaliseren van je facturatieproces kan leiden tot een verbeterde klanttevredenheid, een hogere omzet en minder administratieve handelingen. In deze blog delen we handige tips om je facturatieproces te optimaliseren.
Gebruik facturatiesoftware
Investeer in betrouwbare facturatiesoftware die je helpt bij het automatiseren van je facturatieproces. Met de juiste software kun je factuursjablonen maken, automatische herinneringen instellen voor betalingen, en facturen direct versturen naar klanten. Dit bespaart tijd, minimaliseert fouten en zorgt voor een gestroomlijnde workflow.
Stel duidelijke betalingsvoorwaarden op
Zorg ervoor dat je duidelijke betalingsvoorwaarden hebt en communiceer deze helder naar je klanten. Vermeld de betalingstermijn en eventuele boetes bij te late betalingen. Door transparant te zijn over je betalingsvoorwaarden, voorkom je misverstanden en stimuleer je tijdige betalingen.
Wettelijke betalingstermijn veranderd
De wettelijke betalingstermijn is gewijzigd, de wetswijziging van juli 2022 heeft de maximale wettelijke betalingstermijn verkort van 60 naar 30 dagen om betalingsachterstanden te verminderen en het mkb te ondersteunen. Sinds 1 juli 2023 is deze verandering officieel van kracht geworden voor alle handelstransacties tussen grote bedrijven en het mkb. Heb je nog contracten met een langere betalingstermijn dan 30 dagen dan is het belangrijk om je contracten aan te passen aan de nieuwe regels. Wil je meer weten over deze wetswijziging, lees dan de blog over de wettelijke betalingstermijn.
Automatiseer herinneringen en betalingsbeheer
Stel herinneringen in die automatisch worden verzonden naar klanten wanneer een betalingstermijn verstrijkt. Dit helpt bij het verminderen van vergeten betalingen en bevordert een snellere betaling. Is je klant te laat met betalen? Met Exact Online kun je herinneringen en aanmaningen aanmaken, versturen en monitoren.
Vereenvoudig je factuurontwerp
Maak je facturen duidelijk en overzichtelijk voor je klanten. Gebruik een professioneel ontwerp met essentiële informatie, zoals de factuurdatum, vervaldatum, bedragen en omschrijvingen van geleverde producten of diensten. Een heldere en gestructureerde factuur vergemakkelijkt het begrip en verhoogt de kans op tijdige betalingen.
Het is wel belangrijk dat de verplichte informatie op de factuur staat vermeld, wat de verplichte informatie is kun je vinden op de website van de belastingdienst.
Vereenvoudig de betaling
Naast dat je je factuurontwerp kunt vereenvoudigen om je facturatieproces te optimaliseren kun je ook de betaling vereenvoudigen. Voeg bijvoorbeeld aan je factuur een betaallink toe, zo kan de klant direct jouw factuur betalen. Bij SFAA werken we bijvoorbeeld met de software van Exact, met deze software kun je gemakkelijk een Mollie link toevoegen, zo kan de klant met een paar klikken jouw factuur betalen.
Monitor je facturatieproces en analyseer data
Houd je facturatieproces nauwlettend in de gaten en analyseer de data die je verzamelt. Identificeer patronen, zoals late betalers of problematische facturen, en neem maatregelen om deze te verbeteren. Door het monitoren en analyseren van je facturatieproces kun je continu optimaliseren en efficiënter werken. Maak je gebruik van de facturatiesoftware van Exact online? Dan voorspelt de software automatisch op welke datum de factuur wordt betaald aan de hand van eerder opgeslagen data.
Conclusie
Een geoptimaliseerd facturatieproces is essentieel voor het succes van je bedrijf. Door gebruik te maken van facturatiesoftware, duidelijke betalingsvoorwaarden op te stellen, herinneringen te gebruiken, te digitaliseren, je factuurontwerp te vereenvoudigen en je proces te monitoren, kun je de efficiëntie verbeteren en betere financiële resultaten behalen. Neem de tijd om je facturatieproces te evalueren en implementeer deze tips om je bedrijf naar een hoger niveau te tillen.
SFAA is here to help
Bij SFAA begrijpen we het belang van een geoptimaliseerd facturatieproces voor bedrijven. Onze professionele en ervaren teamleden zijn experts in het stroomlijnen van financiële processen, waaronder facturatie. Of je nu hulp nodig hebt bij het implementeren van facturatiesoftware, het opstellen van duidelijke betalingsvoorwaarden of het monitoren van je facturatieproces, wij staan voor je klaar. Bij SFAA werken we met de innovatieve software van Exact, benieuwd naar de mogelijkheden? Neem vandaag nog contact op met SFAA en ontdek hoe we je kunnen helpen om je facturatieproces naar een hoger niveau te tillen. Direct iemand spreken? Bel: +31 20 26 10 723.