Maar is de registratie van de vakantiedagen wel op orde?
De zon schijnt en de vakantiekriebels beginnen steeds meer te kriebelen. Maar hoe zit het ook alweer met de vakantiedagen van je werknemers?
Daar zijn allerlei regels aan verbonden: werknemers krijgen een wettelijk aantal vakantiedagen per jaar, er is sprake van een verjaringstermijn, en er is een verschil tussen wettelijk en ‘bovenwettelijke’ vakantiedagen. Het bijhouden van de vakantiedagen is de taak van de werkgever. Daarom zetten we de meest gestelde vragen en handige tips voor jou op een rij!
Wat is het verschil tussen wettelijke en bovenwettelijke dagen?
Werknemers hebben recht op een wettelijk aantal vakantiedagen per jaar. In uren is dit 4 keer het aantal uren dat de werknemer per week werkt. Deze tijd kan natuurlijk ook verdeeld in losse uren worden opgenomen.
Bijvoorbeeld; je werknemer werkt 25 uur per week. Dan heeft deze persoon recht op 100 vakantie-uren per jaar. Tijdens die vakantiedagen betaalt de werkgever het volledige loon door.
Bovenwettelijke vakantiedagen zijn de extra dagen waar werknemers recht op hebben. Het aantal dagen is vastgesteld op basis van de individuele arbeidsovereenkomst of het cao. In tegenstelling tot wettelijke dagen kan een werknemer tijdens het dienstverband aan de werkgever vragen om bovenwettelijke dagen uit te betalen. De werkgever kan in sommige gevallen ook het verzoek doen om de bovenwettelijke dagen uit te betalen. Dit mag wel alleen als dat uitdrukkelijk in de schriftelijke (arbeids-)overeenkomst of cao is geregeld.
Gaat de opbouw van vakantie door tijdens verlof of ziekte?
Ja, tijdens zowel zwangerschapsverlof als ziekte, loopt de opbouw van wettelijke vakantie-uren gewoon door. De opbouw van bovenwettelijke vakantie-uren tijdens ziekte mag wel worden aangepast. Die afspraken verschillen per arbeidsovereenkomst of cao. Kijk dit daarom even na.
Hoe zit het met vervallen vakantiedagen?
Het is belangrijk om te weten wanneer de vakantiedagen vervallen, en de werknemers moeten hier natuurlijk goed van op de hoogte zijn. Er is een verschil in de verjaring van wettelijke en bovenwettelijke dagen.
Wettelijke vakantiedagen vervallen binnen zes maanden na het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd. Dus de dagen die zijn opgebouwd in 2016 vervallen per 1 juli 2017.
De bovenwettelijke vakantiedagen vervallen pas vijf jaar nadat ze zijn opgebouwd. Dus de vakantiedagen uit 2016 vervallen per 1 januari 2021.
Hoe hou je de registratie van de vakantiedagen van werknemers goed bij?
Je kan natuurlijk zelf een Excel bestandje aanmaken. En er zijn verschillende registratie systemen. De onafhankelijke organisatie Indicator heeft hiervoor bijvoorbeeld een super handige tool ontwikkeld: De vakantiekaart. Hier vul je de gegevens van alle werknemers in, en zie je per werknemer het overzicht van de vakantie-uren per periode. Een handig rekenmodel dat voldoet aan alle juridische regels voor vakantiedagen.
Check de tool hier.
Tot slot nog 5 praktische tips
1. Kijk goed naar de afspraken die zijn gemaakt in de cao. Bekijk wat is vastgelegd over de vakantiedagen, en specifiek hoeveel vakantiedagen een werknemer mag meenemen naar een volgend kalenderjaar.
2. Geen cao? Neem dan in de contracten afspraken op over het opnemen van vakantiedagen, en over het meenemen van vakantiedagen naar het nieuwe kalenderjaar.
3. Wijs je werknemers erop dat hun wettelijke dagen komen te vervallen als deze niet voor 1 juli van het volgende kalenderjaar worden opgenomen.
4. Spreek met het personeel af dat ze in het eerste kwartaal van een kalenderjaar hun voorkeur voor de vakantiedagen opgeven. Zo stimuleer je een tijdige opname van de dagen, en voorkom je verjaring. Bovendien plan je zo de workload voor het jaar beter!
5. Neem tijdens het jaarlijkse functioneringsgesprek het overzicht van de dagen nog even door. Zo komt niemand voor verrassingen te staan. En kan iedereen straks volop genieten van de vakantie!
Advies nodig bij de registratie? Wij helpen u graag! Bel ons op 020-2610723 of stuur een mail aan info@sfaa.nl.